WebメディアやWebマガジン、オウンドメディアを運営する上で、記事コンテンツの作成は主要となる業務の1つです。

記事コンテンツの制作は、

1.自社でライターを直接採用する

2.記事作成代行会社に外注する

と大きく分けると2つの進め方があります。

自社でライターを直接採用する場合は、外注費を圧縮できるというメリットがあります。

一方、記事作成を外注先に任せる場合は、自社でライターの募集や制作のディレクションが不要になるなど工数を削減できるというメリットがあります。 

どちらの方法で記事制作を外注をしても、納品物の品質が悪かったり、外注したのに社内の工数が膨らんでしまったりなど「失敗パターン」となってしまうケースがあります。外注する前に、記事を外注する上で注意しなければならないことを把握し、対策を考えておきたいものです。

本記事では、記事作成を外注する際にありがちな失敗パターンをご紹介し、失敗の原因と対策を整理していきたいと思います。 記事外注マニュアルとして参考にして頂ければと思います。

記事の作成を外注すれば楽ができると思うなかれ 

記事作成を外注すれば、煩雑な業務から解放されると考えていませんか？

外注により業務負担を減らすためには、自社WebメディアやWebマガジンの方向性や特色を外注先に理解してもらうなど、適切に委託をすることが要となります。丸投げに近い進め方をしてしまうと、記事の修正作業に追われるなど、逆に業務負担が増える結果にもなりかねません。 

記事の外注を適切に進めるためには、記事作成の外注時にありがちな”失敗パターン”を把握しておくことをおすすめします。 

失敗パターンを確認し、記事コンテンツの外注メリットを十分に得られるようにしましょう。 

記事の外注でありがちな失敗パターンとその原因について

記事を外注する際に、想定できる失敗パターンには以下のようなものがあります。 

それぞれの失敗には原因があるため、事前に原因を把握し対策を考えていきましょう。 

1.クオリティの低い記事が納品された 

クオリティの低い記事が納品されてしまうというケースは、記事作成の外注時によくありがちな問題パターンのひとつです。 

ライターの中には「てにをは」の間違いや誤字脱字が多い記事を作成する人がいます。また、記事全体の構成力やリサーチ力が不足しているライターが作成した記事は、読み応えに乏しく完成度が低いものとなります。ひどいケースでは、別サイトのコピペ記事がそのまま納品されることもあります。これは問題外ですね。このような記事が納品されたのでは、外注する意味がありません。

では、なぜこのようなクオリティの低い記事が納品されてしまうのでしょうか？

主な原因として、次のような点をあげることができます。

ライターの文章力が低い

ライターになるために特段資格が必要なわけではありませんし、公式のレベルチェック検定などが設けられているわけでもありません。「ライター」と自称している人でも、個人ブログや自身のソーシャルアカウントで私的な文章を書いているだけかもしれません。

ライターの経験が浅い

記事作成経験が浅いライターは、信頼性が低い記事を書く傾向にあります。これは、いわゆる「ファクトチェック力」「探求力」に関係しています。「ファクトチェック力」とは、記事に記載すべき事実・法的な問題点、情報源などについて、信頼できるサイトで確認し、正確に執筆できる力です。ライターは「ファクトチェック」をしっかりと行ったうえで、内容に誤りのない記事を書く必要があります。例えば、ライターの情報収集力が不足していることにより、他者が執筆した記事のコピーのような制作物が納品されて困ることがあります。

記事作成を外注する際は、実績を確認するのはもちろん、事前にテストライティングなどを行い、ライターの実力を確認した上で、本発注を進めましょう。 

2.内容の薄い記事が納品された 

読者が読み応えを得られないような、内容の薄い記事が納品されるパターンも、外注における失敗談の1つです。 

インターネットから簡単に多くの情報を得られるため、言葉を入れ替えただけのリライト記事が量産されやすい環境となっています。 特に、独自性が求められるコラムやメディアに記事を掲載する場合、当たり障りのない記事を公開しても、読者をひきつけつけられません。

ライターに執筆依頼をする際の企画資料・構成案を改善することが対策の1つです。「小見出しまで細かく構成案を作り込む」「参考サイトのURLを企画資料に記載し、具体的な記事イメージを明確する」など細かく指示を出すことで改善できるケースがあります。

3.複数のライターから類似した記事が納品された 

複数のライターに対して、近しいテーマやキーワードで記事の執筆依頼を行う場合、類似した内容の記事が納品されてしまうケースがあります。 この場合、”発注側のディレクション不足”が原因と言って良いでしょう。各テーマごとに、執筆して欲しい内容を明確にし、構成資料内で伝えるなど、細かな指示や伝達が必要になります。

また、テーマに精通していないライターへの依頼も避けるべきです。

特に、金融や不動産、医療関連など、専門知識が必要な分野では、期待通りの記事が納品されるケースは少ないでしょう。執筆分野に精通したライターに依頼することをおすすめします。

4.修正を依頼しても思い通りの記事があがってこない 

納品された記事に対し修正を依頼したのに、思い通りの修正対応がされないこともしばしばあります。

以下いずれかの場合が原因のケースが多くなります。

・ライターが修正内容を理解しないまま修正を進めている

・契約時に修正についての取り決めをしていない

修正に関しては、依頼主とライターの間に認識の違いが生じやすいので、初稿納品後の修正については、発注前にあらかじめ確認をしておきましょう。 

5.記事公開までの諸作業に追われてしまった 

契約内容にもよりますが、納品される記事は文章のみの場合が多く、納品された記事に対して、HTMLタグによる装飾や画像の選定および挿入などの作業が必要です。利用しているCMSの使い勝手など、メディアの作業環境にもよりますが、記事効果までの作業に時間を取られてしまうケースがあります。

公開までの諸作業を請け負ってくれるライターや記事制作会社もありますので、事前に相談することもおすすめです。その場合は、記事の文字色や太さの変更、画像の挿入、見出しの設定、サイトへの投稿など、どのような作業を依頼したいか、資料にまとめ、相談するようにしましょう。追加で費用が必要になる場合がほとんどですが、社内の業務負荷を軽減できる、つまり人件費の圧縮ができる試算となれば、外注するメリットは大いにあります。

6.外注費の支出計画が甘く、記事制作が続けられなくなってしまった

一般的には、毎週や毎月の公開予定本数を決めて、Webマガジンやオウンドメディアを運営するケースが多いかと思います。

記事を外注する場合、1記事あたりの費用を元に、毎月の外注費が計算できるので、大きく支出予算がずれてくるということはないでしょう。

支出予算が足りなくなるケースは、予定していた記事数の制作が完了した後に起こります。計画より売上やアクセス数が伸びない場合は、制作記事数を増やさなくてはいけません。また、売上から外注費の捻出を計画している場合は、売上が想定を下回ると予算の捻出が困難になります。

できるだけ余裕を持った計画や予算取りができればいいのですが、予算に限界があるというケースも多いでしょう。メディア運営経験の豊富なメンバーをチームにアサインしたり、外部のSEOやコンテンツマーケティングに精通した企業や個人を頼ったりして、より精微な計画をつくることが対策として考えられます。

すべての原因は依頼主の準備不足によるもの

失敗の原因を見ていくと、依頼主側の準備不足が原因となっているといえるでしょう。

外注先に責任を押しつけるのではなく、事前準備を十分に行い、外注先を検討することが必要です。内情を分かっている社内で全て進めていくのが理想かもしれませんが、予算が合ったとしても、適任者がすぐに採用できるかは分かりません。目標のアクセス数や売上を達成するためには、うまく外注先を使いながら、プロジェクトを進めていく必要があります。

外注先と2人3脚で発生する問題を整理しながら、質と量の両面を満たせる外注体制を構築していくことをおすすめしたいと思います。

記事外注で失敗しないために事前に検討するべきこと

記事外注での失敗を避けるためには、依頼主として事前に検討しておくべきことがあります。 

以下の内容を参考にして、依頼前に必要な備えを把握しておきましょう。 

ちょっと待った！記事外注時の3つの自問自答

以下の3つの点を軸に自問自答し、本当に記事作成を外注するべきなのか確認してみましょう。 ひとつでも該当するものがある場合、まだ外注を行う準備が整っていない、時期尚早であると考えることができます。 

記事外注によって、自社メディアの目指している方向性や数値計画を達成していけそうか、検討段階でチェックすべきポイントを把握しておいてください。 

1.そもそも外注が可能な記事内容なのか？ 

記事を外注することで、メディアの更新頻度をあげることができる、つまり、幅広いキーワードでマーケティングを行うことができます。ただし、ユーザーが期待しているクオリティのコンテンツを配信しなければ、ユーザーは離れてしまいます。

まずは、自社メディアのコンテンツに求められる要素を整理しましょう。具体的には、文章は特定の経験がないと執筆できない内容なのか、取材が必要なのか、といったところです。コンテンツは、自社メディアの価値の中心ですので、その価値を下げないようにすることを常に考えましょう。

記事コンテンツを目的別に分類し、一部を検索エンジンからの集客用として、それらの記事を外注するという方法も1つの進め方です。記事ごとの役割を明確にして、外注可能な記事なのか、外注先は品質を担保してくれるのか、確認を進めていきましょう。

2.自身で記事を作成できないか？ 

自分自身で記事を作成する時間を確保できるのなら、まずは自身で作成してみることをおすすめします。 また、自社で記事作成を経験すれば、ライターへ具体的な指示書を制作できるなど事前準備につながります。記事の内製を長期間継続できるか分からない場合でも、一度は記事を書くという作業を体験しておくことで、外注する際もスムーズに連携を取ることができるでしょう。

3.ディレクション能力は備えているか？ 

依頼主は、ライターを適切に管理し、納品物の質を維持するために、適切なディレクション業務を行う必要があります。 

自社の担当者のディレクション経験が不十分である場合は、外注が時期尚早かもしれません。

ライターとのコミュニケーションの取り方、質問への応答、納品された記事の修正など、ディレクション能力は業務をスムーズに進めるために必須のものとなります。 チーム内のメンバーが、ディレクションの知識や経験を持っているか確認すること判断材料の1つとしてください。 

【記事外注マニュアル】記事の外注で失敗しないためのポイント

こちらからは、先ほど紹介した失敗パターンを踏まえた上で、それぞれの対処法をチェックしていきます。

失敗の可能性を少しでも減らせるように、各ケースでの対策を確認しておきましょう。

外注ライターのレベルチェックは必須 

クオリティが低く内容が薄い記事が納品されることへの対策として、外注前にライターのレベルチェックを行いましょう。 

まず、過去の実績を提示してもらい、文章内容から自社の求める能力を持つライターか確認しましょう。 可能であれば未修正の元原稿を見せてもらい、校正されていない状態の文章をチェックするのも有効です。 また、文章力だけでなく、専門性やリサーチ力を確認し、執筆時に必要な判断力まで確認しておきたいものです。

そして、自社の用意したテーマや構成案にもとづき、テストライティングをしてもらうことがベストの対策です。執筆トライアルを行えば、求めるスキルがあるかどうか判断が容易になります。

テストライティングを無償でお願いした場合、ライター側からNGと回答をもらうことがあります。基本的にテストライティングは有償で相談し、良いライターとの出会いを増やしていくことをおすすめします。

ライティング指示書を用意しよう

複数のライターから類似した記事を納品されてしまわないように、「ライティング指示書」をテーマごとに作成しましょう。 

ジャンルやキーワードごとに担当するライターをアサインし、それぞれに合わせた指示書を用意できれば、内容が重複する可能性を低減できます。 

見出しなどアウトラインの作成を外注ライターに依頼する場合は、ライターの作成したアウトラインを執筆前にしっかり確認をし、ライティングを開始してもらってください。 

記事の意図を理解してもらう手間は惜しまない 

修正依頼をしても思い通りの記事が納品されない場合には、修正内容を理解してもらうための手間を惜しまないように心がけましょう。 

修正点をすべて伝えることはもちろん、読者のペルソナ（人物モデル）や記事の方向性を整理して伝え、適切な修正が行えるように努めましょう。 

こちらの意図を理解してもらうためには、普段から密にコミュニケーションを取っていくことも重要です。 こまめに現状を把握し、ライターから不安や疑問を取り除くのが、正しい修正を進めてもらうための対策になるでしょう 。

記事の公開作業もあわせて依頼する 

納品された記事の公開作業に追われることを避けたい場合は、外注先に諸作業を追加で相談しましょう。記事の納品が進んでも、社内での公開作業が滞ってしまっては、メディア運営に影響が出てしまいます。作業マニュアルを事前に用意して、外注先がスムーズに公開作業ができるような準備も大切です。

むやみに外注ライターを増やさない 

ライティング会社ではなく、個別に外注ライターに依頼する場合は、むやみに人数を増やさないように進めましょう。最初は1〜3人の規模から始めて、品質やコミュニケーションに問題ないかを確認しながら徐々に人数を増やしていく進め方をおすすめします。 外注ライターが増えると、その分管理やコミュニケーションの負荷が増え、ディレククターを増員しなければならないことがあります。 

はじめての記事外注は代行会社への依頼が良策

はじめて記事作成を外注する場合、記事作せ代行会社への依頼がおすすめです。 

個人ライターに依頼するメリットもありますが、直接個人のライターに外注してきた経験がない場合、これまで紹介してきたようなトラブルに遭遇する可能性があります。

以下を参考に代行会社のメリットや依頼時の注意点をチェックし、大公開さyの選定を進めてみてください。 

代行会社へ外注するメリット

代行会社に記事を外注するメリットは以下の3点です。 

・（自社で複数ライターを採用する場合と比較した場合）連絡窓口を一本化できる

・ライターとの間にディレクターが入るため、制作物の品質を担保してもらえる

・社内で行っている作業（構成案の作成やCMS入稿）をあわせて依頼できる場合がある

外注時に想定できるディレクションや編集作業などを簡略化できることはもちろん、代行会社ではライターを募集し選定してくれる体制が整っているので、量と質を適えた記事の供給を期待することができます。 

代行会社に記事作成を依頼するときに準備しておきたいこと

代行会社に依頼する際には、以下の内容を準備しておくことがおすすめです。 

・企画の詳細（メディアの目的や方向性など） 

・依頼条件（予算や制作記事数、納期など） 

これらを準備することで、代行会社も提案をまとめやすく、目的に合った提案や見積もりを引き出すことの近道となります。良い代行会社ほど、求める制作物に対するヒアリングをしてくるため、選定の際の1つのポイントとしてもいいでしょう。 

代行会社に外注するときの注意点

代行会社はさまざまなサービスを提供してくれますが、注意点もあります。 

特に「コミュニケーションを軽視して代行会社に任せきりにすること」「契約期間や制作本数、予算を曖昧にしたまま進めること」は避けましょう。代行会社にも本腰を入れてプロジェクトに臨んでもらう必要があるので、良い関係を築くことが非常に大切です。

また、代行会社に依頼したからといって、すぐに業務がスムーズに進むとは限りません。 

両社の連携が整うための時間や、計画の見直しが必要になると考え、長い目で良好な関係を築いていきましょう。 

外注先との良好な関係構築が成功のカギ

記事作成の外注を行う際には、ありがちな失敗パターンを紹介してきましたが、事前に把握しておくことで対策を講じることできます。 外注前の準備が大切になるということは特に認識しておいてください。

また、自社のメディアにとっての成功は何かを考え、数字に落とし込んだ精微な計画を用意しましょう。広告収入のアップ、自社商品のリード獲得など、メディア運営の目的は様々です。外注をする際は、品質と費用対効果に特に目を向け、記事制作から公開までの業務が円滑に進む道を見出していきましょう。